O plano orçametário para as empresas privadas

A palavra orçamento é relativamente mais familiar. Quando se vai fazer, por exemplo, uma reforma ou uma nova construção, uma das primeiras iniciativas é realizar um orçamento de quantidades e preços de materiais. O construtor, o engenheiro ou o arquiteto monta o orçamento quantitativo, com base no projeto, e o investidor faz os orçamentos de preços. Assim, se tem uma ideia prévia do montante a ser investido. Até aí, não há muita novidade. E o termo e a ação são familiares para muitos.

Quando, além do orçamento de quantidades de materiais e preços se faz, também, um cronograma de execução da obra e de aplicação de recursos, já se avança muito em termos de planejamento e organização. Porém, o número de pessoas que consegue ir além e usar essa ferramenta, é bem menor do que aqueles que ficam somente no orçamento.

Quando esse hábito, de trabalhar sempre com um orçamento prévio de gastos, um cronograma físico e financeiro e uma previsão de origem de recursos, é transferido para a gestão de uma empresa, o resultado obtido é ainda mais significativo. É esse o procedimento ao qual se pode chamar de plano orçamentário.

É uma ferramenta relativamente simples de se implantar porem capaz de dar uma segurança aos gestores de uma empresa que só quem a tem à disposição sabe do que estou falando. Olhar para uma planilha e ter uma previsão consistente de receita mês a mês, considerando todas as sazonalidades, e uma previsão de gastos igualmente distribuída mês a mês e prevista por natureza de gastos, em um único documento, é simplesmente fantástico.

A intenção de implantar um plano orçamentário esbarra numa série de perguntas, as quais podem ser resumidas nas principais, abaixo relacionadas:

1. Quanto tempo será gasto na montagem dessa planilha?
2. Quem é o dono da bola de cristal que vai dizer quanto a empresa vai ter de receita e quanto vai ter de gastos?
3. Quem terá paciência para montar essa planilha e acompanhar o seu desempenho, mês a mês? Pois é, pensando assim, desiste-se antes de começar. Todavia, as perguntas que terão que se sobrepor a essas perguntas não muito animadoras, poderão ser resumidas nas seguintes:
4. Quanto se saberá a mais sobre a dinâmica de funcionamento da empresa?
5. Quanto se saberá a mais sobre o funcionamento do mercado em que a empresa atua?
6. Quantas pessoas serão chamadas a opinar sobre o que se deve fazer para aumentar a receita e para diminuir os gastos, principalmente aqueles desnecessários?
7. A hora que se medir tudo que a empresa recebe, de quem recebe e pela venda de qual bem ou serviço recebe, o quanto se descobrirá sobre os pontos falhos e os pontos positivos da empresa? 
8. O quanto as pessoas que trabalham e administram a empresa aprenderão sobre uma gestão consciente ecologicamente e sobre uma gestão economicamente eficiente?
9. O quanto se saberá a mais sobre o que pensa e deseja o cliente da empresa? Onde estão os potenciais clientes da empresa, aqueles que poderão complementar o faturamento necessário para atingir as metas?

Você quer saber qual grupo de perguntas irá se sobrepor? A resposta pode ser antecipada. Com certeza, absoluta, o segundo.

Uma empresa privada que trabalha sob a orientação de um plano orçamentário é uma empresa sem surpresa. É um lugar onde as pessoas sabem exatamente quais são suas metas e quais são seus objetivos. E sabem, ao longo do ano, o quanto elas ultrapassaram e o quanto falta para alcançar os objetivos.

Como fazer esse plano orçamentário? A resposta é simples. Basta começar. Tome a iniciativa de fazer uma previsão de receitas e despesas, inicialmente para o próximo mês, depois para o próximo bimestre, depois para o próximo trimestre, até chegar ao próximo ano.

Lance mão de uma planilha do Excel e comece prevendo as receitas. Quais são e quanto é? Faça o mesmo com as despesas. Quais são e quanto é? Ao final do mês, você saberá quanto foi previsto e o quanto foi realizado. Ah, mas eu não tenho como somar todas as despesas, nota a nota. Já sei, você não tem um programa de caixa, com um plano de contas, onde você lança diariamente e, ao final do mês, tira um relatório do quanto recebeu e do quanto pagou. De quem recebeu e para quem pagou. Viu como o plano orçamentário já começou a dar resultados.

Corra e peça ajuda ao seu contador ou a uma empresa de software ou de consultoria. Implante um programa de caixa, somente de caixa, inicialmente. Faça um plano de contas simplificado, o mais parecido possível com o plano de contas da contabilidade e passe a fazer diariamente o caixa. No final do mês, emita o relatório analítico, por conta, e adquira o hábito de olhar os relatórios. Sabia que os números conversam. E falam coisas que provavelmente você não gostará nada de ouvir. E para que eles falem coisas que sejam agradáveis de serem ouvidas, você precisa prever receitas maiores do que gastos. E realizá-las. Para isso serve o seu plano orçamentário.

Só assim, você irá evoluir na gestão do seu negócio e se credenciar para crescer e progredir financeira e economicamente. Pense nisso e uma boa semana.

Alfredo Fonceca Peris